Comment établir une gestion du temps et des priorités ?

Comment faire une bonne gestion du temps et prioriser ses tâches importantes ? Vous êtes-vous déjà demandé comment se fait-il que certaines personnes semblent avoir assez de temps pour faire tout ce qu’elles veulent ? Alors que d’autres se précipitent toujours d’une tâche à l’autre et ne semblent jamais terminer quoi que ce soit ?

Ce n’est pas seulement parce que certaines personnes ont moins à faire. Il est beaucoup plus probable qu’elles utilisent leur temps plus efficacement : en d’autres termes, elles font preuve de bonnes compétences en matière de gestion du temps.

La gestion du temps est la capacité d’utiliser ses heures de manière productive et efficace. On pourrait aussi la considérer comme l’art d’avoir le temps de tout réaliser, ce dont on a besoin, sans en être stressé. Cela semble simple, mais c’est beaucoup plus difficile dans la pratique. Cette page explique certains des principes qui sous-tendent une bonne gestion de son agenda.

Quel est l’importance d’une bonne gestion du temps ?

Les compétences en matière de gestion du temps sont essentielles car peu d’entre nous, voire aucun, n’ont jamais assez de temps pour faire tout ce qu’on leur demande ou ce qu’ils veulent faire.

La maitrise de son temps consiste à utiliser ses heures de manière productive et efficace. Mais qu’en est-il lorsque vous travaillez de manière aussi productive que possible et que vous n’arrivez toujours pas à tout faire ? Il est peut-être préférable de considérer la gestion du temps comme une combinaison de travail productif et de hiérarchisation des tâches.

En d’autres termes, les personnes qui savent gérer leur temps sont capables de se mettre au travail. Mais elles sont aussi plus aptes à établir des priorités, à déterminer ce qui doit vraiment être fait et à écarter les autres tâches.

Elles peuvent le faire parce qu’elles comprennent la différence entre l’urgent et l’important.

– Les tâches « urgentes » exigent votre attention immédiate, mais le fait que vous leur accordiez ou non cette attention n’a pas d’importance.

– Les tâches « importantes » sont importantes, et ne pas les accomplir peut avoir de graves conséquences pour vous ou pour d’autres personnes.

N’hésitez pas à consulter l’article « Ne plus être victime de la procrastination » si vous voulez apprendre à arrêter de procrastiner.

Voici quelques exemples :

– Répondre au téléphone est urgent. Si vous ne le faites pas, l’appelant sonnera, et vous ne saurez pas pourquoi il a appelé – et cela pourrait être urgent. Mais il peut aussi s’agir d’une voix automatisée qui vous dit que vous avez peut-être droit à une indemnisation pour avoir été victime d’une vente d’assurance abusive. Ce n’est pas important.

– Aller régulièrement chez le dentiste est important, (c’est du moins ce qu’on nous dit). Si vous ne le faites pas, vous risquez d’avoir des maladies des gencives ou d’autres problèmes dentaires. Mais ce n’est pas urgent. En revanche, si vous attendez trop longtemps, cela peut devenir urgent, car vous risquez d’avoir mal.

– Aller chercher vos enfants à l’école est à la fois urgent et important. Si vous n’êtes pas là au bon moment, ils attendront dans la cour de récréation ou dans la classe en se demandant où vous êtes. Vous risquez également de gêner d’autres personnes, comme les enseignants qui attendent votre arrivée avec vos enfants.

– Lire des e-mails amusants ou consulter Facebook n’est ni urgent ni important. Alors pourquoi est-ce la première chose que vous faites chaque jour ? Consultez notre page minimiser les distractions pour vous aider à reconnaitre et à éviter d’autres choses qui pourraient vous empêcher d’accomplir vos tâches urgentes et importantes.

Cette distinction entre l’urgent et l’important est la clé pour établir des priorités dans votre temps et votre charge de travail, que ce soit au travail, à la maison ou dans vos études.

Elle vous permet de déterminer ce qui doit être fait en premier. Et ce qui est possible de remettre à plus tard. Ou encore mieux, ne plus le faire du tout. Par exemple, si vous laissez une tâche urgente mais sans importance, vous risquez de vous rendre compte qu’elle est inutile.

L’utilisation d’une grille telle que la matrice des priorités ci-dessous peut vous aider à organiser vos tâches dans les catégories appropriées :

Utilisation de la matrice des priorités

Pour utiliser la matrice des priorités, il est préférable de passer en revue vos tâches sur une base quotidienne. Chaque jour, posez-vous la question suivante

– Lesquelles de mes tâches doivent être effectuées dans les 48 heures ?

Ce sont les tâches « urgentes ».

– Parmi les tâches urgentes, quelles sont celles qui sont les plus importantes ?

Il est bon de classer vos tâches par ordre d’importance, plutôt que de leur attribuer une distinction absolue « important/non important ».

– Parmi les tâches non urgentes, lesquelles sont les plus importantes ?

Là encore, il est bon de les classer par ordre d’importance, plutôt que de leur donner une distinction absolue.

Utilisez maintenant les réponses à ces questions pour répartir vos tâches dans les cases de la matrice des priorités, en suivant les règles suivantes :

– Chaque case ne doit pas contenir plus de sept ou huit tâches.

– Commencez par la case « à faire maintenant ».

– Surtout, ne remettez pas à plus tard les choses urgentes ou importantes simplement parce qu’elles sont désagréables. Elles ne s’amélioreront pas si vous procrastinez.

Si ton travail consiste à manger une grenouille, il est préférable de le faire en premier le matin. Et si ton travail consiste à manger deux grenouilles, il est préférable de manger la plus grosse en premier.

Mark Twain

1. Ensuite, examinez les tâches moins urgentes mais toujours importantes. Décidez de ce que vous allez faire à leur sujet, puis prévoyez du temps dans votre agenda pour les accomplir, ou envisagez de les déléguer à quelqu’un d’autre.
2. Déléguez les tâches urgentes mais plus faciles/moins importantes.
3. Éliminez ensuite les tâches non urgentes et non importantes.
4. Enfin, faites le travail. Commencez votre liste de tâches à faire maintenant. Lorsque vous l’avez terminée, passez au travail ou aux tâches prévues.

S’il y a plus de tâches que vous pouvez gérer dans un quadrant, il est temps a) d’en faire certaines, b) d’en déléguer certaines ou c) d’en éliminer certaines.

En élaguant régulièrement votre matrice de cette manière, vous vous concentrerez sur ce qui est vraiment important et vous assurerez la fluidité du travail.

Un jugement individuel

L’urgence et/ou l’importance d’une tâche n’est pas absolue. Vous êtes le seul à pouvoir décider de ce qui vous semble vraiment important ou urgent.

Certaines personnes, par exemple, préfèrent attendre qu’on leur demande une deuxième fois un travail avant de s’y atteler. Si on ne leur demande jamais plus, elles ne commencent jamais le travail – elles décident simplement que ce n’est pas assez important pour qu’elles y consacrent du temps.

N’oubliez pas non plus que vous et votre santé êtes importants. Ce n’est pas parce que vous avez beaucoup à faire que faire de l’exercice, faire une promenade de 10 minutes ou prendre le temps de manger correctement n’est pas important. Vous ne devez pas négliger votre santé physique ou mentale au profit d’activités plus « urgentes ».

Que faire si une tâche importante est continuellement reléguée au second plan par des tâches plus urgentes, mais toujours importantes ?

Tout d’abord, demandez-vous si elle est vraiment importante. Faut-il vraiment la faire ou vous êtes-vous simplement dit que vous deviez la faire ?

Si elle est vraiment importante, envisagez de la déléguer.

Étude de cas : Une situation gagnant-gagnant grâce à la délégation

Jenny était à la tête d’une équipe très occupée et très réactive, avec des demandes constantes et urgentes sur son temps. Elle savait qu’elle devait réfléchir à la stratégie à long terme de son équipe, mais il lui était très difficile d’y consacrer du temps.

Lors d’une discussion sur le développement, Sara, l’une des membres de son équipe, a exprimé son désir de faire un travail plus stratégique pour renforcer ses compétences. Jenny a vu une opportunité pour toutes les deux et a proposé à Sara de définir la stratégie de l’équipe.

Sara a sauté sur l’occasion et a produit un plan murement réfléchi qui a constitué une excellente base pour la suite du travail.

Gestion du temps personnel et professionnel

Qu’en est-il de l’équilibre entre les priorités personnelles et professionnelles ? Il y a deux façons de gérer cela :

1. Inclure les deux dans la même matrice
   Avantages : vos articles personnels ne se perdent pas.
   Inconvénients : vous devrez trouver un équilibre entre les éléments professionnels et personnels.

2. Utilisez deux matrices distinctes et attribuez des créneaux horaires séparés pour traiter chacune d’entre elles.
Avantages : permet de traiter les deux matrices, avec une vision réaliste de l’urgence.
Inconvénients : peut devenir assez compliqué.

C’est à vous de choisir, l’essentiel est que cela vous convienne.

Autres principes d’une bonne gestion du temps

La matrice des priorités est donc essentielle pour hiérarchiser votre charge de travail. Cependant, la maitrise du temps ne se résume pas à l’établissement de priorités : il s’agit également de pouvoir travailler de manière plus productive. Il existe un certain nombre d’autres moyens d’améliorer votre efficacité et votre productivité.

– Gardez le désordre

Pour certains d’entre nous, le désordre peut être à la fois une véritable distraction et un véritable facteur de dépression.

Le rangement peut améliorer l’estime de soi et la motivation. Il vous sera également plus facile de garder le contrôle si votre espace de travail est bien rangé. Et si vous maintenez vos systèmes à jour.

Un bon conseil pour le rangement :

Créez trois piles de vos affaires : Gardez, donnez, et jetez.

Gardez-les, si vous devez les conserver pour vos dossiers ou si vous devez en faire quelque chose. S’il faut agir, ajoutez-le à votre liste de tâches.
Donnez-le, si vous n’en voulez pas. Mais que quelqu’un d’autre pourrait l’utiliser, et/ou si c’est un travail qui peut et doit être délégué.
Jetez (ou recyclez) les choses qui n’ont aucune valeur pour vous ou pour quelqu’un d’autre.

– Utilisez une liste de choses à faire

Qu’elles soient électroniques ou sur papier, les listes sont un bon moyen de se rappeler ce que vous avez à faire et de voir d’un coup d’œil ce que vous avez oublié.

Pensez à mettre en évidence les éléments les plus importants. Et cela d’une manière ou d’une autre. Et n’oubliez pas d’enlever les choses de votre liste lorsqu’elles sont terminées et/ou qu’elles n’ont plus besoin d’être faites.

– Choisissez votre moment

Nous avons tous des moments de la journée où nous travaillons mieux. Il est préférable de prévoir les tâches difficiles à ces moments-là.

Cependant, vous devez également prévoir des choses à faire à des moments précis, comme des réunions ou un passage à la poste.

Une autre option utile consiste à dresser une liste des petites tâches importantes mais non urgentes. Et qui peuvent être accomplies dans les dix minutes qui séparent les réunions. Est-ce le moment idéal pour envoyer cet e-mail confirmant vos dates de vacances ?

Top conseil : Utiliser la technologie de planification pour la gestion du temps

Certaines personnes préfèrent encore utiliser un agenda et une liste de tâches en papier, et c’est très bien ainsi.

Cependant, pour ceux qui aiment la technologie, il existe désormais de nombreux outils pour vous aider à planifier vos activités. Des applications comme Doodle, Calendly, Microsoft Bookings et Google Calendar peuvent vous aider à planifier votre travail et à prendre des rendez-vous avec d’autres personnes.

Vous pouvez également prévoir des créneaux de rendez-vous prédéfinis pour que d’autres personnes puissent prendre rendez-vous avec vous, tout en gardant le reste de votre agenda secret. Cela signifie que vous pouvez prévoir du temps pour vous ou pour votre famille sans vous soucier de ce que les autres penseront, ou s’ils essaieront d’ignorer vos priorités.

Cela vous permet d’automatiser vos réunions, sans céder le contrôle de votre temps à qui que ce soit.

Ne procrastinez pas, mais questionnez-vous

Si une tâche est réellement urgente et importante, mettez-vous-y.

Si, en revanche, vous vous trouvez en train de chercher des excuses pour ne pas faire quelque chose, demandez-vous pourquoi.

Vous doutez peut-être de l’opportunité de faire cette tâche. Peut-être êtes-vous préoccupé par l’éthique ou pensez-vous que ce n’est pas la meilleure solution ? Si c’est le cas, vous constaterez peut-être que d’autres personnes sont d’accord. Parlez-en avec vos collègues ou votre responsable, si vous êtes au travail, et avec votre famille ou vos amis, si vous êtes chez vous, et voyez s’il n’y a pas une autre solution qui pourrait être meilleure.

N’essayez pas de faire plusieurs choses à la fois

En général, les gens ne sont pas très doués pour réaliser plusieurs tâches à la fois. Car notre cerveau a besoin de temps pour se recentrer.

Il est préférable de terminer une tâche avant de passer à une autre. Si vous devez effectuer un grand nombre de tâches différentes, essayez de les regrouper et d’effectuer les tâches similaires les unes après les autres.

Restez calme et gardez les choses en perspective

La chose la plus importante à retenir est sans doute de rester calme. Se sentir dépassé par un trop grand nombre de tâches peut être très stressant. N’oubliez pas que ce n’est probablement pas la fin du monde si vous ne parvenez pas à accomplir votre dernière tâche de la journée, ou si vous la remettez au lendemain, surtout si vous avez établi des priorités raisonnables.

Rentrer chez soi ou se coucher tôt, afin d’être en forme pour le lendemain, peut être une bien meilleure option que de respecter un délai imposé ou externe qui n’a peut-être même pas beaucoup d’importance.

Prenez le temps de faire une pause et de mettre votre vie et vos priorités en perspective, et vous verrez peut-être que la vue change considérablement !