Comment lutter contre la distraction et la perte de temps ?

Il y a beaucoup de choses dans la vie qui peuvent potentiellement nous faire perdre beaucoup de temps et être source de distraction. En minimisant les distractions et en éliminant la perte de temps de notre journée, nous pouvons accomplir davantage et potentiellement réussir.

Bien que la liste suivante soit axée sur le lieu de travail, la plupart des idées peuvent être appliquées à d’autres moments de la vie où l’on est très occupé, où il faut aller de l’avant et éviter autant de distractions que possible.

En utilisant quelques-unes de ces idées simples, vous pouvez augmenter votre productivité et faire un usage plus efficace de votre temps.

Pour lutter contre la distraction et la perte de temps, découvrez notre article sur la procrastination, ça vous aidera beaucoup !

Éliminer la distraction numéro 1 ; le téléphone

• Lorsque vous êtes occupé, mettez vos téléphones en mode silencieux.
• Utilisez la messagerie vocale à bon escient et réservez des moments pour rappeler les appels manqués.
• Prévoyez des moments dans la journée où vous recevrez des appels – informez les autres de votre emploi du temps.
• Ayez un téléphone portable personnel ; ne donnez pas son numéro à votre patron ou à vos collègues. Vos amis et votre famille pourront ainsi vous joindre en cas d’urgence.
• Lorsque vous passez ou recevez un appel : soyez poli, écoutez et clarifiez, mais essayez d’éviter les bavardages excessifs et gardez les appels aussi brefs que possible. Consultez nos pages sur les techniques d’écoute et la clarification pour plus d’informations.
• Prenez vos appels debout, les recherches montrent que les personnes qui se tiennent debout au téléphone ont des conversations plus brèves.
• Si vous acceptez d’entreprendre des tâches dans le cadre de la conversation téléphonique, exécutez-les immédiatement, même si cela signifie les ajouter à votre liste de choses à faire.
• Enregistrez les numéros que vous composez fréquemment dans votre téléphone ou gardez une liste à portée de main près du téléphone.

Perte de temps à éviter : les emails

• Ne consultez vos courriels que deux ou trois fois par jour. Fermez votre client de messagerie lorsqu’il n’est pas utilisé. Les nouveaux e-mails qui s’affichent sur l’écran de votre ordinateur peuvent vous distraire et vous faire perdre du temps.
• Créez des dossiers et des règles dans votre client de messagerie afin de filtrer et de classer automatiquement les messages électroniques.
• Prévoyez un bloc de temps chaque jour pour envoyer et répondre aux courriels. Ne laissez pas les courriels s’accumuler à un niveau ingérable.
• Supprimez immédiatement tous les spams.
• Supprimez immédiatement tous les courriels non pertinents. Cela inclut les courriels « généraux » qui ne vous concernent pas spécifiquement. Les employés des entreprises utilisent souvent la fonction « Répondre à tous » de leur client de messagerie. Bien que ces courriels puissent être pertinents pour certaines personnes ou certains services, si vous n’en faites pas partie, supprimez-les.
• Transmettez les e-mails à quelqu’un qui peut fournir une meilleure réponse, le cas échéant.
• Essayez de traiter chaque courriel pertinent une seule fois, lisez-le et répondez-y immédiatement dans le délai prévu. Une fois que vous avez terminé, classez le courriel.
• Méfiez-vous des messages marqués comme étant urgents ou hautement prioritaires… ils pourraient bien ne pas l’être.

Distraction inutile : consulter les courriers et déballage de colis

• Ouvrez votre courrier près d’une corbeille à papier et mettez à la poubelle ce que vous pouvez immédiatement.
• Traitez le courrier immédiatement si possible, lisez, traitez et répondez ou agissez. Essayez de ne traiter chaque courrier qu’une seule fois.
• Ouvrez vos colis le soir lorsque vous êtes au repos et non quand vous êtes sensé travailler.

Faites tout pour éviter la distraction sur l’ordinateur

• Désactivez toutes les applications de messagerie instantanée.
• Fermez les programmes et les documents lorsque vous avez fini de les utiliser – classez vos documents de manière logique. Cela permet non seulement d’éviter les distractions, mais aussi de libérer des ressources pour le travail suivant.
• Fermez les pages web lorsque vous avez fini de les lire. C’est particulièrement important pour les sites d’information ou de réseaux sociaux où les informations sont constamment mises à jour.
• Si vous êtes tenté de vous distraire avec un jeu vidéo, rationnez le temps de jeu ou désinstallez le jeu de votre ordinateur.
• Assurez-vous que votre ordinateur est protégé contre les virus et les logiciels malveillants. Sauvegardez votre travail ; utilisez une clé USB pour transporter vos documents et fichiers importants, mais n’oubliez pas de la protéger par un mot de passe.
• Travaillez dans la limite de vos moyens chaque fois que c’est possible. Essayer d’apprendre de nouvelles compétences informatiques lorsque vous êtes pressé par le temps peut être un désastre, demandez de l’aide à quelqu’un ou trouvez un moyen plus simple d’atteindre votre objectif. Prévoyez du temps à l’avenir pour apprendre des compétences informatiques spécifiques.

Perte de temps inutile : Réunions mal organisées

• N’assistez qu’aux réunions qui vous concernent. La réunion est-elle nécessaire et a-t-elle un but précis ?
• Essayez d’arriver à l’heure aux réunions, ni en avance ni en retard.
• Connaissez l’objectif de la réunion et obtenez une copie de l’ordre du jour à l’avance. Prenez des dispositions pour quitter la réunion plus tôt si elle n’est que partiellement pertinente.
• Convenir à l’avance de la durée des réunions. Commencez et terminez la réunion à l’heure.
• Utilisez un ordre du jour minuté, en particulier pour les réunions longues ou lorsque le président est moins efficace.

Visiteurs – Réunions impromptues

• Faites savoir aux gens quand vous êtes disponible pour rencontrer des visiteurs.
• Prévoyez des blocs de temps pendant lesquels vous pouvez rencontrer les visiteurs et appelez-les des rendez-vous. Essayez de limiter chaque rendez-vous à 10 ou 15 minutes. Le mot « rendez-vous » est plus formel et les gens ont moins tendance à penser qu’ils viennent « faire un tour pour bavarder » et sont plus susceptibles de venir pour une raison précise.
• Apprenez à dire non. Si des visiteurs arrivent à un moment inopportun, expliquez poliment que vous ne pouvez pas les recevoir et fixez un autre moment pour la visite.
• N’oubliez pas de prévoir du temps à passer avec vos amis !

Les obligations de la famille

• Utilisez un calendrier pour lequel chaque membre de la famille est responsable de l’enregistrement de ses engagements et activités. Incluez les clubs et sociétés, les évènements sociaux, les jours de congé, les rendez-vous chez le médecin et le dentiste, les évènements planifiés tels que les vacances et les services de voiture, les rendez-vous chez le coiffeur, les visites d’amis et de la famille élargie – autant d’informations que possible afin que chaque journée puisse être gérée efficacement.
• Utilisez un plateau ou une boîte pour rassembler les documents importants près du calendrier. Incluez les rappels de rendez-vous, les messages téléphoniques et autres documents pertinents. Jetez les documents dès qu’ils sont périmés.

Le stress

Lorsque nous sommes occupés, nous sommes plus susceptibles d’avoir un caractère plus court que lorsque nous sommes plus détendus. Les petites choses sont plus susceptibles de nous irriter et nous sommes plus susceptibles d’être stressés ou en colère. Le stress et la colère font perdre plus de temps – et vous risquez de nuire à votre santé et aux sentiments des autres. Essayez toujours de rester aussi calme que possible, faites savoir aux autres que vous êtes occupé et que vous avez besoin de temps pour accomplir vos tâches. Les gens sont généralement compréhensifs et peuvent même proposer leur aide !

La distraction et la perte de temps : mots de la fin :

J’espère que cet article vous aura aider à mieux comprendre comment arrêter de perdre du temps et en finir avec la distraction. Sur ce, je vous dis à très bientôt pour d’autres articles sur la productivité. Si vous aimez mes articles, n’hésitez pas à laissez un commentaire ! Visitez notre category développement personnel pour découvrir nos autres articles.